Mehmet Ali TÜMER
Yazı İşleri Müdürü

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREVLERİ

Görevin Tanımı :
Madde 1 -
İl Özel İdaresi ve bağlı birimlerinin içi ve dış yazışmalarının koordinasyonunu yapmak.
Madde 2 - Yazışma usullerini kanun ve yönergeler doğrultusunda yürütmek; idareye gelen ve giden tüm evrakları kayıt altına almak, ilgili birim ve kurumlara dağıtımını yapmak.
Madde 3 - Valilik ve Genel Sekreterlik emirleri ile yönetmelik, yönerge, genelge ve talimatları ilgili birim ve kurumlara bildirmek.
Madde 4 - Resmi Gazete ile diğer mevzuatlarda İdare'yi ilgilendiren konuları belirleyerek ilgili birimlere dağıtımını sağlamak.
Madde 5 - Gizli, çok gizli, hizmete özel, kişiye özel evrakı teslim almak veya göndermek, posta, e-posta, kargo işlemlerini yürütmek.
Madde 6 - Evrak dağıtımında ihtiyaç duyulacak ve göreve çıkacak otolara ait talep belgesi düzenlemek ve takibini yapmak.
Madde 7 - Doküman yönetim sistemini oluşturmak ve evrak dolaşımını sayısal ortama aktarmak.
Madde 8 - İl Özel İdaresi bünyesinde kullanılan her türlü evrak ve dosyalama teknikleri konusunda standardizasyon çalışmaları yapmak, ilgili birimler nezdinde uygulanmasını takip etmek.
Madde 9 - Dosya tasnif ve saklama planlarının güncelleme işlemlerini takip etmek.
Madde 10 - İl Özel İdaresi arşivini kurmak ve yönetmek; arşiv mevzuatı gereği, Arşiv Yönetmeliği'ni ve Dosya Tasnif ve Saklama Planları'nı hazırlamak, güncellemek ve planların uygulanmasını sağlamak.
Madde 11 - Birim ve kurum arşivlerini elektronik ortamda değerlendirmek ve bu amaçla projeler üretmek.
Madde 12 - İl Özel İdaresi'ne bağlı birim arşivlerinin düzenlenmesi çalışmalarını koordine etmek ve bu konuda gerekli danışmalık hizmetlerini vermek, sonuçlarını izlemek.
Madde 13 - Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesini takip ve kontrol etmek.
Madde 14 - Kurum arşivine gelen malzemelerden muhafazasına gerek kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve komisyon kararları doğrultusunda imha işlemlerini yapmak. Ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, kurum arşivinde saklanmak üzere kalan belgeleri mevzuata göre tasnif etmek.
Madde 15 - İdare'nin ilan edilecek resmi ilanlarını ilan panosuna asmak ve ayrıca web sayfasında yayınlanmasını sağlamak.

Madde 16 - İl Özel İdaresine ait birimlerin fotokopi, teksir, ozalit, baskı ve yazım araçlarının iş ve işlemlerini yapmak.
Madde 17 - Birimin faaliyet alanı ile ilgili yıllık programları, stratejik plan doğrultusunda hazırlamak.
Madde 18 - Birimin hizmet alanı ile ilgili aylık faaliyet raporlarını hazırlamak ve ilgili makamlara sunmak.
Madde 19 - Amirlerin ve mevzuatın verdiği benzer nitelikteki diğer iş ve işlemlerin yerine getirilmesini sağlamak.